19年3月26日总统内阁通过
20年2月18日总统内阁审议通过;
Reviewed and Adopted by President's Cabinet 2/23/21; 9/27/22
十大彩票平台(EGSC)隶属于乔治亚行政学院 服务(DOAS)采购卡政策和佐治亚委员会的大学系统 的《十大彩票平台》,可于以下网址查阅 链接:
DOAS采购卡政策:
http://doas.ga.gov/state-purchasing/statewide-card-program/purchasing-card-policy
BOR购卡手续:
www.美国政府.edu/business_procedures_manual/Section3/C1127
本政策和程序提供十大彩票平台持卡人和批准人 澄清DOAS和USG政策和程序中可能不清楚的项目; 进一步指导校园程序和违反政策的后果.
各方
总统的机构: 参与卡计划的美国政府机构的每位校长负责 审核和批准机构的P - 卡计划及所有事先修改 提交给DOAS/OPB. 机构主席不能被发给P卡.
财务总监: 参与p卡计划的机构首席财务官 负责监督卡计划. 财务总监的职责 包括:
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- 成功完成财务总监卡计划培训模块
- 提交完整的财务总监卡计划确认表
- 实体卡程序管理员的任命
- 合格持卡人和批准人的批准
- 审查和批准机构卡计划的年度自我审计 由DOAS定义. 请注意首席财务官的职责不包括监督外部或内部的审计 由法规或章程授权的审计员.
- 每年与信用卡经理和信用卡管理员一起审核和批准信用卡政策.
- 审核和批准机构的P - 卡计划及所有修订
- 向机构主席提交计划
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采购卡项目管理员(P-卡 管理员): p卡管理员建立与采购相关的EGSC内部程序 卡. EGSC的所有程序均在 乔治亚州采购卡计划政策和最佳业务实践和控制.
EGSC采购卡管理员的一些职责是:
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- 审核和评估EGSC员工的采购卡申请.
- 添加和删除Purchasing 卡用户.
- 维护政策和程序,以支持EGSC采购卡计划,持卡人; 项目参与者.
- 审查和分析用户活动,以确保符合政策和法规 规管采购卡的使用.
- 作为EGSC,美国银行,DOAS和其他国家机构的联络点.
- Assisting EGSC management with program review and analysis; suggesting changes and 改进调整.
- 协助部门人员建立内部审批程序 购卡交易.
- 为EGSC员工解释EGSC和项目的政策和程序.
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P采购卡项目协调员(P-卡 Coordinator): p卡协调器由p卡管理员授予权限. 委托 职责包括:
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- 及时审查并核对个人P-卡对账单的文件.
- 及时将p卡交易分配到总账中.
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持卡人: 员工有资格根据他们部门的采购需求获得一张卡 卡 privileges; prospective 持卡人 must meet established College requirements.
持卡人的责任包括但不限于:
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- 遵守DOAS全国采购卡,并按照该卡进行采购 政策,佐治亚大学商业程序系统,以及这份文件.
- 确保采购卡是以持卡人的名义签发并签到的 卡片背面有墨水.
- 确保持卡人使用采购卡进行的所有采购均由持卡人执行. 此卡不可由其他员工使用或与内部其他员工共用 部门或分部.
- 持有并保管采购卡、卡号和所有交易 卡已安全.
- 在购买之前获得批准签名(除非在 OPB批准的采购代理,设施总监和IT的p卡计划).
- Receiving and inspecting all 订单ed supplies, materials, and equipment; and reporting 对供应商的任何不符点. 销售税不应该包括在费用中,因为 该州的销售和使用税是免税的.
- 获取,验证和核对所有销售单据,登记收据,和/或 采购卡单并提交给持卡人主管核对 和批准.
- 批准月度报表(手动和/或电子),以证明费用 提交给批准的主管,并最终提交给商务办公室. 持卡人须亲自签署卡单.
- 记录试图直接与供应商解决争议或计费错误. 如果尝试不令人满意,p卡管理员,在协助下 持卡人有责任将美国银行的争议表格提交给 银行及时付款.
- 确保对有争议的项目或账单错误进行适当的贷记 随后的持卡人声明.
- 立即拨打1-888-449-2273向美国银行报告信用卡丢失或被盗 一天几个小时,一年365天).
- 第一时间通知p卡管理员丢失或被盗的采购卡 正常营业时间内的机会.
- 销毁卡(切成两半),并将其交还给p卡管理员 现有卡的完整性已被破坏,
- 了解采购卡可以使用的已批准的供应商类型.
- 如果接受签证®的供应商不接受,请与p卡管理员联系 国家采购卡.
- 确保不接受现金代替信用卡进入采购卡账户 在任何原因退款的情况下.
- 确保不购买禁止/限制物品.
- 确保遵守适当的采购或付款程序 绕过.
- 确保不拆分事务以避免单事务限制(STL) 或避免DOAS国家采购和/或EGSC业务制定的既定规则 事务.
- 持卡人应通知p卡管理员或业务副总裁 事务,如果他们的主管指示执行不允许的交易,甚至之后 持卡人已通知主管不允许交易. 所有 报告将不受惩罚地处理.
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主管/审批人员:
p卡采购的初始内部控制是两次预先批准的要求 由预算经理和商务事务部签字. 这些签名必须是 在购买之前获得. 下一个重要的内部控制是月度 由审批人员审阅持卡人的声明书. 批准官员/经理 是否负责确保持卡人所购买的物品都是合适的 而且指控是准确的. 因此,主管/审批人的责任 包括但不限于:
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- 每次采购前都要进行审核和批准.
- 审查和批准月度报表和支持文件,如详细的 及时将收据提交业务部门.
- 参与p-card培训并提供完成p-card培训的文件 培训以及签署和提交道德价值观声明表.
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采购卡的分配和控制
卡的资格
持卡人必须是永久的全职员工,其工作需要使用 P - 卡,并已完成所需的6个月临时期限. 持卡人 仅限于一张有效的P卡.
下列情况均无例外:
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- 与此有关的基金会雇员将不获发卡或帐户 USG机构,学生雇员,临时工(e.g. 从临时雇佣的 人力资源机构),或承包商(如.g. 在预先确定的期限内被雇用的人 特定项目的时间).
- 不以部门或工作单位的名义发放工作证.g. 设施 维护)由多个员工共享.
- 只有员工的名字被显示在卡片的正面,才被授权制作 用该卡购物,无论是亲自,网上,或电话. 由任何其他人使用 个人,即使是出于国家商业目的,也被视为滥用该卡.
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至少一名员工的主管,该机构的卡项目管理员 持卡人的申请须经机构财务总监批准 对于P卡或其他帐户,以及现有帐户的续订. 适当的 P -卡申请表是采购卡配置文件,表格SPD - PC002,可在 社民党网站: http://doas.ga.gov/state-purchasing/statewide-card-program/purchasing-card-policy
首席财务官、卡审批人和潜在持卡人必须满足所有要求 培训要求如本政策所述. 审批人和持卡人培训 必须在收到P卡或获得账户访问权限之前完成 数量.
如何取得卡
部门/分部必须填写并提交一份 采购卡申请及更改表格 并附上适当的签名. 购买卡只分发给那些 了解乔治亚州的采购指导方针,谁能成功通过 信用报告. 员工必须阅读和理解EGSC 采购卡政策和程序. 此外,持卡人须签署“ 十大彩票平台持卡人购买卡协议 以及发放卡片之前的道德价值观声明.
培训
EGSC要求所有持卡人和批准人在 签发采购卡.
此外,持卡人和审批人必须参加年度进修培训 每个财政年度. 未参加培训并承认接受 所述培训将导致永久失去P卡持有人身份.
变化
如果持卡人更换部门或职位,或离职,购卡公司将 必须立即通知卡管理员,卡必须销毁(剪断) 减半),并返回给购货卡管理员注销.
姓名变更和持卡人资料的其他变更可以通过提交 a 采购卡申请 & 改变形式 发给p卡管理员.
丢失、被盗或放错地方的卡
为了保护学院的利益,遗失或被盗的采购卡必须归还 立即致电1-888-449-2273向美国银行报告(24小时) 然后报告给持卡人的直接主管和采购卡管理员 或其商务事务代表. 如果您的卡放错了地方,请联系 立即采购卡管理,使该卡可以暂时停用 在试图找到卡片的同时.
要报告您的购物卡上的欺诈交易,请联系美国银行 客服电话:1-888-449-2273. 银行将要求提供有关的资料 办理交易,取消现有卡,并为持卡人订购一张新卡. 一旦你通知了美国银行,通知你的直接主管,然后 请联系p卡管理员.
向EGSC道德与举报热线举报任何欺诈、浪费和滥用行为: http://ega.alertline.com/gcs/welcome.
国家购置卡能买什么,不能买什么
允许购买
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- 用于促进EGSC使命的商品和服务.
采购卡可用于购买成本低于$2499的设备和用品 (包括运输)在联邦,州和EGSC指南不禁止的情况下. 例外:采购部门的限制可能更高. 所有的购买必须按照既定的学院政策和必须 用于支付与学院官方业务相关的费用. 3000美元的设备 或更多必须记录在资产管理模块中. 的“评论”部分 采购卡申请表应用于指明采购卡的位置 购置设备的费用自理. 持卡人将负责通知 这类购买的p卡管理员.
禁止与学院购货卡分开购买. 事务分割是提交多个purchase 卡事务的实践 规避持卡人的一次性交易限额,绕过学院竞争 招标要求,或避免卡的月卡限制.
任何与一个供应商的产品或供应的支出,你预计将 超过25000美元.或与多个供应商的支出 同样的产品或供应,你预计将超过25,000美元.在一个财政年度内 年,要求EGSC商务办公室进行尽职调查.
乔治亚州采购卡持卡人被指定为州采购代理 严格遵守.C.G.A. §45-10-1《州雇员道德规范.C.G.A. § 50-5-78 Financial interest of department personnel in contracts; acceptance of benefits 从接触器.
禁止购买. 任何被禁止的购买将由持卡人承担经济责任. 报销 购买的全部费用将随每月的提交而预期 采购卡对账单.
采购类别 | 排除采购的例子包括但不限于: | |
1 | 乔治亚州销售税 | 对在乔治亚州购买的商品征税 |
2 | 员工差旅费 | 机票,酒店,汽车租赁,餐饮,活动,停车,和其他旅游相关 杂费. 例外:采购部门可以购买这些物品. |
3 | 员工餐饮和活动单独计入注册费 | 可以选择在注册材料中列出餐饮和活动的注册 单独收费. |
4 | 食物 & 餐饮 | 例外:用于官方研究、实验动物或教学/课堂的食品 使用. |
5 | 现金垫款 | 现金预支,包括使用卡,卡号或帐户号码在自动取款机,里面 银行网点或在预支现金、准现金和转账等场所 西联汇款等. |
6 | 酒精饮料 | 所有类型 |
7 | 采购产品礼品,礼品卡和电话卡 | 任何类型或款式的礼品,包括礼品卡、储值卡、电话卡、 预付卡或类似产品. |
8 | 个人购买 | 任何供个人使用的物品. 例子包括但不限于:收音机, coffee, bottled water, or other snacks or beverages; tissues, hand sanitizer, academic 披肩 & accessories; personal magazine or newspaper subscriptions. |
9 | 有害物质 | Asbestos removal; firearms and explosives; radioactive material |
10 | 商会会员资格 | 任何商会会费或会议费用. |
11 | 娱乐费用 | 各种类型的票,包括电影票,游乐园票,商场票 |
12 | 活的动物 | 所有类型 |
13 | 药物 | 所有非处方药和处方药 |
14 | 自动续订的 | 每月,每年,其他 |
15 | 合同 & 协议 | 任何 contracts or agreements pertaining to the purchase of goods or services; maintenance 或者服务协议. |
16 | 从外部供应商那里获得的货物可以从内部部门获得 | 任何由内部部门提供的货物,如工厂运营,ITS, 等. |
17 | 家具 | 例外:采购部门可以购买家具 |
18 | 服务 | 服务包括咨询服务、酬金、演讲费、临时人员、 temporary labor, doctors, lawyers; (any fees for services that would be eligible for 1099报告). |
19 | 网上购物需要合同或协议 | 所有,包括eBay |
20 | 被封锁商户类别代码(MCC) | 任何MCC被阻止的交易. mcc由乔治亚州决定 采购卡管理 |
21 | 烟草制品 | 任何烟草制品 |
22 | 节日装饰 | 办公室、办公室门或员工工作站的所有节日装饰 |
23 | 贺卡 | 节日贺卡、慰问卡、生日贺卡、结婚贺卡、退休贺卡、“祝贺” 卡片,“祝福”卡片,“想你”卡片,“好运”卡片,“身体好”卡片 soon” cards; any other type of cards. |
24 | 植物和切花 | 任何用于办公室或个人工作区域. 例外:景观场地可以购买植物 校园景观. |
25 | 购买批发俱乐部的会员资格 | 比如:好市多,山姆会员店,BJ批发会员店 |
26 | 电脑 & Computer Equipment; Multimedia Equipment | 例外:IT和采购部门可以购买计算机和计算机相关的 设备及附件. |
27 | 数据计划 | 数据计划、软件或应用程序(i.e. “app”)用于非国家实体发行的设备 包括但不限于智能手机、笔记本电脑或平板电脑.g. iPad) |
28 | 车辆维修或燃料 | 机动车辆的任何燃料. 汽车维修(采购部门除外) |
需要特别文件或批准的交易
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- 与计算机相关的购买 包括软件、笔记本电脑、台式机和其他杂项. 计算机设备. 为 十大彩票游戏平台购买的最新ITS政策,请参阅十大彩票平台办公室 电脑服务. 所有IT采购必须事先得到副总裁的批准 资讯科技.
- 多媒体设备 购买数码相机,录像机的DVD播放机,摄像机,录音硬件. 有关多媒体设备购买的最新政策,请联系东乔治亚 州立大学信息技术办公室. 所有多媒体设备采购 必须事先得到信息技术副总裁的批准.
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核对月度报表
完整的采购卡包必须在下午5点前提交给商务办公室 每个月的第5天. 采购卡套餐将包括以下内容: a copy of the individual’s p-card statement, signed, 日期d and approved; all corresponding 采购卡资金申请表格及所附所需文件包括 发票、收据和/或装箱单. 在原始声明签署后, 经批准并注明日期后,必须转交商务事务部.
为方便核对及核准您每月的持卡人结单 帐户,持卡人必须取得并保留供应商(卖主) 采购文件. 需要购买证明和收据证明.
收货证明:这个术语最常用于给…的印刷记录 持卡人在“结帐”处标明卖主,销售日期,列出商品 购买量,交易总额,包括任何折扣,以及其他 调整、支付金额及支付方式. 可接受的收据包括 打印收据及/或电子收据. 发票和报表应包括 根据乔治亚州供应商手册提供以下信息. 8日,节 8.2:
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- 承包商名称、地址和本人.D. 数量;
- 机构名称、地址和邮政编码;
- 项目说明及行号;
- 每项的数量、单位、单价及延期;
- 发票编号及发票总额;
- 折扣(如适用);
- 订单日期和发货日期;
- 延期订单,如果有的话,和发货日期.
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如遗失收据,必须填上上述资料,填写遗失收据表格 并由持卡人及主管签署.
送货证明:每次购买时必须附上装箱单. 包括 收货日期及持卡人签名,以确认收货. 如果没有装箱单,请在购买收据上注明交货日期. 持卡人和主管必须在购货收据上签字 失踪.
重要:每笔交易的商业目的必须在供应商上注明 文档,除非它很明显或直观. 请记住,限制开支 包括个人消费或福利项目,如膳食,食品,现金,汽车 汽车燃油、专业服务、礼品卡、娱乐和旅游(参考: OCGA 50 - 79 & 80).
解决错误和争议
偶尔会出现商品交付问题或不正确的账单. It 是 持卡人的责任 采取行动解决所有此类问题.
持卡人在遇到帐单问题或其他问题时,必须直接与供应商联系 与商品是第一个注意到,试图解决这类问题直接与 供应商. 适当时,应要求供应商提供信用证给 您的购物卡帐户. 在任何情况下都不应该有直接的现金 向供应商退还信用卡交易费用. 但是,如果是直接现金退款 ,请与P-卡管理员联系,以便采取适当的行动.
如持卡人无法直接与供应商解决问题,持卡人将以 应通知p卡管理人协助解决或提交银行 美国争议表格
重要提示:所有美国银行纠纷必须在交易后60天内提出 日期. 不要继续使用未在30天内解决错误的供应商 错误或争议之后的周期日期.
应遵循下文所述的特殊情况的附加程序 持卡人:
丢失或错误路由的产品
如果已经过了足够的时间而没有收到订购的产品, 应采取下列步骤:
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- 联系供应商确定产品何时发货,由哪个承运人发货 (我.e., UPS,联邦快递,美国邮政等.),以及被运送到的地点.
- 如果承运人没有发货记录,请致电供应商并要求 送货证明.
- 如果供应商不能提供此文件,供应商应承认 没有实际交付的产品,采购卡账户应该 收到信用,或产品重新发货.
- 如果在30天内无法与供应商达成令人满意的解决方案, 与p卡管理员联系以归档和处理争议. 从交易之日起,只有60天的时间可以提出争议.
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数量不正确或产品有缺陷
持卡人必须在收到订单后立即核对,以确保 收到的产品在数量、描述和属性方面与订购的产品匹配 质量. 如果有差异(e.g.(损坏或缺陷),做以下工作:
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- 与供应商联系,通过电话解决问题. 这应该足够了 解决大多数分歧.
- 如果无法与供应商达成满意的解决方案,请联系P-卡 管理员归档和处理争议.
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持卡人对账单差异
如果每月持卡人对账单上有差异(数量、价格、 重复的账单,没有先前交易的信用,未收到项目的账单, 等.)采取以下步骤:
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- 联系供应商并尝试解决差异. 把一切都记录下来 与供应商沟通.
- 如果无法与供应商达成满意的解决方案,请联系P-卡 管理员归档和处理争议.
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供应商收取的销售税
如前所述 购买物品 根据本指南的规定,EGSC在购买时可获豁免缴付销售税. 因此, 供应商不应收取销售税. 在这种情况下,销售税是由 如果供应商出现在持卡人对账单上,则需要采取以下步骤 持卡人:
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- 联系供应商,并要求处理信用证的金额 征收销售税.
- 维护与供应商十大彩票游戏平台销售积分的书面记录 税.
- 如果供应商拒绝开具信用证或在下一个月内不开具信用证 结算周期,请通知采购卡管理员有关您的尝试 为了获得销售税的抵免. 不要再向 供应商. 采购卡管理员将通知所有其他持卡人 避免与供应商做生意.
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收回征收的销售税需要时间和精力,而且效率不高 对于任何. 因此,至关重要的是,EGSC持卡人使供应商意识到 EGSC免征销售税.
使返回/交流
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- 持卡人通常必须为所有退货或换货准备送货单 使用采购卡购买的商品. 在发货单上,一定要注明 说明这是一张购货卡,并说明应支付的信用金额 返回项目. 在某些情况下,供应商可能会提供退货授权号 (RA编号),应在发货单上注明. 如果供应商提供 材料退货授权号码,请确保在发货时包含该号码 订单.
- 每月持卡人月结单须附上送货单副本 还有十大彩票游戏平台回归的细节.
- 所有退货积分必须应用于购物卡帐户,而不能 现金支付.
- 请务必注意文件上的运输安排.e.,如果供应商 或者国家支付运费).
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它是。 持卡人的责任 对任何可收回的款项进行跟踪并取得信用证.
过程审核 & 合规
p卡管理员和商务副总裁负责开发和审核 定期执行内部控制程序,审核所有采购卡交易 和程序.
这些审查的主要目的是确保项目的政策和指导方针 被跟踪. 十大彩票游戏平台EGSC采购卡管理员失败的调查结果 部门或持卡人正确执行规定的采购使用程序 该卡可能导致EGSC的采购卡计划特权被撤销.
进行评审的第二个目的是识别改进的机会 在采购卡计划内.
购卡违规
乔治亚州行政服务部,USG董事会和EGSC 行政部门希望每位持卡人严格遵守政策 以及国家采购卡的使用准则. 如果做不到这一点,结果可能是 在纪律处分中,包括解雇 就业. 此外,这种失败可能导致起诉 法律范围,包括经济赔偿和刑事起诉.
违反使用购货卡的政策和程序,可以 被分类为 小 or 主要的. 所采取的行动取决于违反的类型和先前的次数 持卡人违反. p卡管理员可以暂停持卡人的特权 with or without input from the EGSC department; however, the department will be 通知 任何此类行为. 所有其他动作都在适当的级别上确定. 任何 涉嫌违规或可疑交易可能导致立即停牌 卡的特权,等待审查,以确定什么,如果有的话,行动是适当的.
以下是与违反采购卡有关的纪律准则:
轻微的违反
轻微的违规行为是“意外的”,没有故意的意图,或者 与拖欠的对账表相关联. 例子包括但不包括 限于:
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- 个人购物时使用错误的信用卡,通常包括即时信用卡 采购卡项目管理员/协调员的发现和通知 除了赔偿,
- 用该卡购买的物品应通过实体申领系统进行 或者其他方式,或者
- 未能及时核对并返回对账单(手动或电子) 的方式.
- 在一张p卡账单中超过10美元的销售税. (10美元以下的销售税 会收到电子邮件提醒,除非是习惯性的,否则不会违反规定)
- 未获得事先批准
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持卡人将收到来自p卡的电子邮件形式的轻微违规 管理员.
违规邮件副本将发送给持卡人的直接主管。 部门主管,商务副总裁. 违反规定所需要采取的任何行动 信件将按优先顺序处理.
同一类型的三次轻微违犯或九次轻微违犯的累积 在12个月内的任何类型都将导致严重违规.
重大违法行为
重大违规行为是指“故意”无视既定规则的情况 政策及程序. 例子包括但不限于:
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- 购买未经授权或受限制的物品;
- 拆分订单以避免单笔交易限制;
- 允许他人使用该卡,
- 故意购买私人物品.
- 累积上述定义的轻微违规.
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如有严重违规,持卡人将立即暂停其持卡人的持卡人资格 特权和通知部门. 如果认为合适,美国银行, EGSC公共安全,以及校董会内部审计办公室也将 通知. 如果不涉及欺诈或盗窃,则恢复p卡特权 可在持卡人主管的要求下于30日后办理. 稍等一下 被勒令停职,这将是永久性的.
任何纪律处分的采纳和执行均由副总经理协调 商务事务和采购卡管理总裁. 如果购买卡 发现滥用(持卡人故意欺诈),p卡管理员 必须根据DOAS指令执行以下操作:)
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- 取消购货卡.
- 通知国家采购卡计划,电话404-657-6000或 cardprograms@doas.ga.政府
- 通知适当的EGSC官员.e.他是EGSC商业事务副总裁 警察局、人力资源部等.
- 违反国家购卡计划实施欺诈行为的 反对国家的活动必须立即终止. (通过适当的 最少的主管级参与的级别.)
- 美国银行将协调提交适当的责任豁免文件 (保险索赔赔偿损失). 员工被解雇时通知美国银行.
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请注意,美国银行将提供公司责任保障 签证’s Liability Protection Coverage; however, certain conditions apply. 校长 条件是该员工已被解雇,并通知了美国银行 在终止发生后的两天内通知. 美国银行将依赖 在执行签发请求或其他请求或指示时应受到保护 银行认为是真的并且是由乔治亚州签署的 采购卡管理员.